एक ज्ञान साझा करने वाला ईमेल एक ईमेल है जिसे विशेष रूप से कार्यस्थल या किसी अन्य पेशेवर सेटिंग में जानकारी साझा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। ज्ञान साझा करना अपने सहकर्मियों को यह दिखाने का एक शानदार तरीका है कि आप उनकी परवाह करते हैं और जो आप जानते हैं उसे उनके साथ साझा करना चाहते हैं, इस उम्मीद में कि यह भविष्य में उनकी मदद कर सकता है। यह आपके पेशेवर संबंधों को मजबूत करने में भी मदद कर सकता है। अपने ज्ञान साझा करने वाले ईमेल को यथासंभव स्पष्ट और सुपाच्य बनाने का प्रयास करें। इससे उन्हें दूसरों को समझने और आत्मसात करने में आसानी होगी।
कदम
विधि 1 में से 2: अपना ईमेल लिखना
चरण 1. विषय पंक्ति में अपने ईमेल का उद्देश्य स्पष्ट रूप से और संक्षेप में बताएं।
एक विषय पंक्ति लिखें जो आपके दर्शकों को एक स्पष्ट पूर्वावलोकन देती है कि जब वे आपका ईमेल खोलते हैं तो क्या उम्मीद की जाती है। कोशिश करें कि सब्जेक्ट लाइन की लंबाई करीब 7 शब्दों की हो।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक कोडिंग सम्मेलन में भाग लेने के दौरान प्राप्त ज्ञान को साझा करना चाहते हैं, तो आप विषय पंक्ति को कुछ इस तरह बना सकते हैं: "मियामी कोडर्स सम्मेलन 2020 से महत्वपूर्ण तथ्य।"
- अस्पष्ट या अत्यधिक लंबी विषय पंक्तियों वाले ईमेल के खुलने की संभावना बहुत कम होती है। केवल 1-2 शब्दों की छोटी विषय पंक्तियों से दूर रहें जो प्रभावी रूप से यह नहीं बताती हैं कि ईमेल किस बारे में है।
टिप: यदि आप चाहते हैं कि लोग एक निश्चित समय सीमा के भीतर आपका ज्ञान साझा करने वाला ईमेल पढ़ें, तो विषय पंक्ति में एक तिथि शामिल करें। उदाहरण के लिए, आप "2 अगस्त की बैठक में चर्चा करने के लिए उद्योग की प्रगति" डाल सकते हैं।
चरण 2. अपने विशिष्ट श्रोताओं को निर्देशित अभिवादन के साथ ईमेल शुरू करें।
उन श्रोताओं के बारे में सोचें जिन्हें आप अपना ज्ञान साझा करने वाला ईमेल भेजने की योजना बना रहे हैं और उचित स्तर की औपचारिकता के साथ अभिवादन चुनें। ग्रीटिंग को उन सभी को शामिल करें जो ईमेल प्राप्त करेंगे।
- उदाहरण के लिए, यदि आप प्रोग्रामर की एक छोटी टीम को ईमेल भेज रहे हैं, जिनके साथ आप मिलकर काम करते हैं और अच्छी तरह से जानते हैं, तो आप ईमेल को कुछ सुपर कैज़ुअल और मैत्रीपूर्ण के साथ शुरू कर सकते हैं जैसे: "शुभ दोपहर, मेरे साथी कोडिंग निन्जा।"
- यदि आप उच्च अधिकारियों या किसी ऐसे समूह को ज्ञान साझा करने वाला ईमेल भेज रहे हैं जिसमें ऐसे व्यक्ति शामिल हैं जिन्हें आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो आप निम्न की तर्ज पर अधिक औपचारिक अभिवादन चुन सकते हैं: "कार्यकारी बोर्ड के प्रिय सदस्य," या " सुप्रभात, मार्केटिंग टीम।”
- यदि आप केवल 1 या 2 लोगों के साथ ज्ञान साझा कर रहे हैं, तो आप उन्हें अपने ईमेल ग्रीटिंग में नाम से संबोधित कर सकते हैं।
- जब संदेह हो, तो आप बस कुछ सामान्य उपयोग कर सकते हैं जैसे: "नमस्ते, सभी," या "शुभ दोपहर।"
चरण 3. ईमेल की शुरुआत में कुछ संक्षिप्त पृष्ठभूमि या संदर्भ लिखें।
अपने अभिवादन के ठीक नीचे एक छोटे पैराग्राफ से शुरू करें, जो बताता है कि आप अपने ईमेल में क्या साझा करेंगे। यह पाठकों को विषय पंक्ति की तुलना में जो कुछ पढ़ने वाला है, उसके लिए अधिक संदर्भ देगा।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कोडिंग कॉन्फ़्रेंस से सीख साझा कर रहे हैं, तो आप कुछ इस तरह लिख सकते हैं: “पिछले हफ़्ते, मुझे मियामी कोडर्स कॉन्फ्रेंस के 2020 संस्करण में भाग लेने का सौभाग्य मिला। मैं आपके साथ 2 दिवसीय सम्मेलन से कुछ महत्वपूर्ण बातें साझा करना चाहता हूं, जिसके दौरान हमने 2021 के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता और कोडिंग रुझानों के बारे में सीखा। मुझे आशा है कि यह ज्ञान आपके लिए उतना ही उपयोगी और दिलचस्प होगा जितना कि यह मेरे लिए है ।"
चरण 4. ईमेल के मुख्य भाग को अनुभागों में विभाजित करें।
जिन मुख्य बिंदुओं को आप साझा करना चाहते हैं, उन्हें एकजुट वर्गों में विभाजित करें, ताकि उनका पालन करना और पचाना आसान हो। नीचे दिया गया पाठ किस बारे में है, यह स्पष्ट करने के लिए सूचना के प्रत्येक खंड की शुरुआत में शीर्षक लगाएं। जानकारी के एक समूह को केवल 1 लंबे टेक्स्ट ब्लॉक में डंप करने के बजाय, जानकारी को विभाजित करने के लिए लंबे अनुभागों को कई छोटे पैराग्राफ में विभाजित करें।
- सुनिश्चित करें कि आपके प्रत्येक अनुच्छेद में संबंधित बिंदु हैं। यदि आप एक नया विचार शुरू कर रहे हैं, तो एक नया पैराग्राफ लिखना शुरू करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप हाल ही में हुए एक सम्मेलन में आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस और कोडिंग ट्रेंड्स के बारे में जो सीखा है उसे साझा करना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल को इस तरह से स्ट्रक्चर कर सकते हैं: एक सेक्शन हेडिंग जो कहता है, "आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस इंडस्ट्री अपडेट्स", फिर कुछ पैराग्राफ लिखें। विषय के बारे में, उसके बाद एक और खंड शीर्षक है, जो कहता है, “२०२१ के लिए कोडिंग रुझान”, उसके बाद कुछ और पैराग्राफ।
चरण 5. सारांश पैराग्राफ के साथ ईमेल के मुख्य भाग को समाप्त करें।
अपने साइन ऑफ से पहले एक छोटा पैराग्राफ लिखें जो आपके ईमेल में निहित कुछ मुख्य जानकारी को दोहराता हो। अपने पाठकों को बताएं कि आप क्या उम्मीद करते हैं कि वे साझा ज्ञान से प्राप्त करते हैं और किसी भी प्रासंगिक कार्रवाई आइटम को शामिल करते हैं।
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं: "जैसा कि आप देख सकते हैं, एआई में कई रोमांचक नए विकास हैं क्योंकि यह मार्केटिंग से संबंधित है और 2021 में देखने के लिए कुछ दिलचस्प नए प्रोग्रामिंग रुझान हैं। मुझे आशा है कि आप इस जानकारी को लागू करेंगे। हमारी विकास परियोजनाओं के लिए और अगले वर्ष में अपने उत्पादों को बेहतर बनाने के तरीकों के बारे में सोच रहे हैं।”
- एक एक्शन आइटम का एक उदाहरण कुछ इस तरह होगा: “आइए शुक्रवार की बैठक में इस सारी जानकारी पर अपने कुछ विचार साझा करने की योजना बनाते हैं। कृपया चर्चा के लिए कम से कम 1 बिंदु के साथ तैयार होकर आएं।"
चरण 6. अपना नाम और शीर्षक के बाद एक साइन ऑफ के साथ अपना ईमेल समाप्त करें।
अपने दर्शकों के लिए औपचारिकता के उचित स्तर के साथ संक्षिप्त और मैत्रीपूर्ण संकेत चुनें। अपना नाम और शीर्षक बहुत अंत में शामिल करें, ताकि लोगों को पता चल सके कि उन्होंने अभी-अभी जो ईमेल पढ़ा है, वह किसका है, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप अपने दर्शकों के सभी सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं।
- लगभग किसी भी ईमेल के लिए काम करने वाले आकस्मिक साइन ऑफ के उदाहरण हैं: "धन्यवाद," "सादर," और "ऑल द बेस्ट।"
- कुछ और औपचारिक संकेत हैं: "ईमानदारी से," और "सम्मानपूर्वक आपका।"
- अधिक आकस्मिक साइन ऑफ के लिए कुछ उपाय, जिनका उपयोग आप लोगों के साथ काम करने या हर दिन देखने के लिए ईमेल के लिए कर सकते हैं, वे हैं: "कल आप सभी से मिलेंगे," और "चीयर्स।"
- यदि आप अपने संगठन के बाहर ज्ञान साझा कर रहे हैं, तो अपने नाम और शीर्षक के बाद अपने संगठन का नाम भी शामिल करें, ताकि लोग जान सकें कि आप उन्हें कहां से लिख रहे हैं।
विधि २ का २: अपने ईमेल को पाठक के अनुकूल बनाना
चरण 1. अपने ईमेल को यथासंभव छोटा रखें।
उन सभी सूचनाओं को शामिल करने का प्रयास करें जिन्हें आप कम से कम शब्दों में साझा करना चाहते हैं। आपका ईमेल जितना लंबा होगा, आप जिन लोगों के साथ अपना ज्ञान साझा करना चाहते हैं, उनके पूरी बात पढ़ने की संभावना कम होगी।
- यदि आप किसी विशेष रूप से जटिल विषय के बारे में लिख रहे हैं, तो आप अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करने के लिए हमेशा बाहरी स्रोतों या अनुलग्नकों के लिंक शामिल कर सकते हैं। इस तरह, आप जो साझा कर रहे हैं उसमें रुचि रखने वाले लोग विषय की गहराई में जा सकते हैं।
- ज्ञान साझा करने वाला ईमेल कितने समय तक होना चाहिए, इसके लिए कोई निश्चित नियम नहीं है, और यह बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करेगा कि आप किस प्रकार की जानकारी साझा कर रहे हैं और विषय की जटिलता क्या है। अंगूठे का एक अच्छा नियम यह है कि आप खुद को पढ़ने से ज्यादा समय तक ईमेल न लिखें।
चरण 2. महत्वपूर्ण जानकारी को बुलेट पॉइंट या क्रमांकित सूचियों से हाइलाइट करें।
बुलेट पॉइंट्स या क्रमांकित सूचियों में अपने टेक्स्ट अनुच्छेदों से जानकारी के मुख्य अंशों को दोहराएं। यह आपके द्वारा साझा किए जा रहे ज्ञान को दोहराने में मदद करता है और पाठकों को आपके ईमेल के कुछ मुख्य बिंदुओं को तुरंत देखने के लिए कुछ देता है।
उदाहरण के लिए, आप "2021 के लिए शीर्ष 5 मार्केटिंग रुझान" जैसे शीर्षक के साथ एक सूची बना सकते हैं और इसके नीचे एक क्रमांकित सूची में 1-5 से रुझान लिख सकते हैं। पाठक आसानी से देख सकते हैं कि रुझान क्या हैं, फिर यदि वे अधिक गहराई से जानकारी चाहते हैं तो आपके ईमेल का पाठ पढ़ें।
चरण 3. यथासंभव सरल, आसानी से समझ में आने वाली भाषा का प्रयोग करें।
अपनी बातों को समझाने के लिए बड़े शब्दों और शब्दजाल के प्रयोग से बचें, जब तक कि आपको बिल्कुल आवश्यकता न हो। यह आपके ईमेल को व्यापक दर्शकों द्वारा पढ़ने और समझने में बहुत आसान बना देगा, जो शायद उस विषय से परिचित नहीं हैं जिसके बारे में आप लिख रहे हैं।
अपने दर्शकों पर विचार करें जब आप यह चुन रहे हों कि किस भाषा का उपयोग करना है। यदि आप प्रोग्रामर के एक छोटे समूह को लिख रहे हैं, उदाहरण के लिए, आप शायद अपने ईमेल में अधिक कोडिंग शब्दजाल का उपयोग करने से दूर हो सकते हैं यदि आप विभिन्न दर्शकों को लिख रहे हैं।
टिप: यदि आपको किसी बिंदु की व्याख्या करने के लिए किसी ऐसे शब्द का उपयोग करने की आवश्यकता है जिसे लोग नहीं जानते हैं, तो पहली बार अपने ईमेल की सामग्री में शब्द का उपयोग करते समय एक परिभाषा प्रदान करें।
चरण 4. एक पेशेवर स्वर में लिखें।
विनम्र रहें, उचित व्याकरण और विराम चिह्नों का प्रयोग करें और अपने शब्दों का चयन सावधानी से करें। आकस्मिक स्वर में लिखने से बचें और कठबोली या गैर-पेशेवर भाषा का प्रयोग न करें। यह आपको उस विषय में पेशेवर और जानकार के रूप में सामने आने में मदद करेगा जिसके बारे में आप जानकारी साझा कर रहे हैं।
- उदाहरण के लिए, सभी बड़े अक्षरों में शब्द न लिखें और विस्मयादिबोधक चिह्नों का कम से कम उपयोग करें, ताकि आप ऐसे न दिखें जैसे आप अपने दर्शकों पर चिल्ला रहे हैं।
- कठबोली शब्दों या वाक्यांशों का प्रयोग न करें जैसे "यो," "क्या चल रहा है," या "आप सब," कुछ का नाम लेने के लिए।
चरण 5. मानक फोंट, वर्ण, और ईमेल स्वरूपण से चिपके रहें।
किसी भी फोंट या विशेष वर्णों का उपयोग न करें जो कुछ सिस्टम में नहीं हैं। एक मानक सिस्टम फ़ॉन्ट का उपयोग करें जो आपके ईमेल सर्वर में अंतर्निहित है, एक मानक कीबोर्ड पर वर्णों का उपयोग करने के लिए चिपके रहें, और अपने ईमेल के डिफ़ॉल्ट स्वरूपण के साथ खिलवाड़ न करें।
यह सुनिश्चित करेगा कि वस्तुतः कोई भी व्यक्ति जो किसी भिन्न कंप्यूटर पर या किसी भिन्न ईमेल सर्वर के माध्यम से आपका ईमेल प्राप्त करता है, वह वही देखेगा जो आपने अपना ईमेल लिखते समय देखा था।
टिप्स
- ज्ञान साझा करने वाला ईमेल लिखते समय हमेशा अपने दर्शकों पर विचार करें। यह आपको औपचारिकता के स्तर, स्वर और किस भाषा का उपयोग करना है, यह निर्धारित करने में मदद करेगा।
- सुनिश्चित करें कि आप उन लोगों को ज्ञान साझा करने वाला ईमेल भेज रहे हैं, जिन्हें इससे सबसे अधिक लाभ होगा। उदाहरण के लिए, एक प्रोग्रामर की मार्केटिंग उद्योग के रुझानों और विकास में दिलचस्पी नहीं हो सकती है, लेकिन ग्राहक सेवा में कोई व्यक्ति हो सकता है।
- ज्ञान साझा करने वाला ईमेल लिखने से पहले, अपने आप से पूछें कि क्या यह जानकारी साझा करने का सबसे अच्छा तरीका है। कुछ मामलों में, आप यह तय कर सकते हैं कि एक व्यक्तिगत बैठक या वीडियो कॉन्फ्रेंस प्रस्तुति अधिक प्रभावी होगी।
- अपना ईमेल लिखने से पहले आप जो साझा करना चाहते हैं उसकी रूपरेखा तैयार करें। उदाहरण के लिए, यदि आप वेबिनार में सीखी गई कुछ मार्केटिंग तकनीकों को साझा करना चाहते हैं, तो आप "नई एसईओ तकनीकों," "ईमेल मार्केटिंग रणनीतियों," और "सामग्री विपणन सर्वोत्तम प्रथाओं" जैसे मुख्य बिंदुओं को लिख सकते हैं।
चेतावनी
- सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल में जिस भाषा का उपयोग करते हैं, वह आपके दर्शकों में सभी को समझ में आएगी। उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी पूरी कंपनी को लिख रहे हैं, तो प्रोग्रामिंग शब्दजाल के एक समूह का उपयोग न करें।
- अपने ईमेल भेजने से पहले हमेशा प्रूफरीड और वर्तनी जांच लें। यदि आपके ईमेल में त्रुटियां हैं, तो आप ज्ञान के विश्वसनीय स्रोत के रूप में सामने नहीं आएंगे।
