एक्सेल डेटा की तालिकाओं के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन आप इसे कैसे हेरफेर और व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि यह आपकी आवश्यकताओं को पूरा कर सके? क्रमबद्ध करें उपकरण आपको विभिन्न स्वरूपों के अनुसार स्तंभों को शीघ्रता से क्रमित करने, या अनेक स्तंभों और डेटा के प्रकारों के लिए अपना स्वयं का कस्टम क्रम बनाने की अनुमति देता है। अपने डेटा को तार्किक रूप से व्यवस्थित करने और इसे समझने और उपयोग करने में आसान बनाने के लिए सॉर्ट फ़ंक्शन का उपयोग करें।
कदम
3 का भाग 1: वर्णानुक्रम या संख्यात्मक रूप से छाँटना
चरण 1. अपना डेटा चुनें।
आप उस कॉलम को चुनने के लिए क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, या आप कॉलम में से किसी एक सेल को सक्रिय करने के लिए क्लिक कर सकते हैं और एक्सेल को स्वचालित रूप से डेटा का चयन करने दे सकते हैं।
कॉलम में आपके सभी डेटा को सॉर्ट करने के लिए उसी तरह प्रारूपित करने की आवश्यकता होगी (यानी टेक्स्ट, संख्याएं, तिथियां)।
चरण 2. सॉर्ट करें बटन ढूंढें।
ये डेटा टैब में "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में पाए जा सकते हैं। त्वरित छँटाई करने के लिए, आप "AZ↓" और "AZ↑" बटन का उपयोग करेंगे।
चरण 3. उपयुक्त बटन पर क्लिक करके अपने कॉलम को क्रमबद्ध करें।
यदि आप संख्याओं को क्रमबद्ध कर रहे हैं, तो आप निम्नतम से उच्चतम ("AZ↓") या उच्चतम से निम्नतम ("AZ↑") को क्रमबद्ध कर सकते हैं। अगर आप टेक्स्ट को सॉर्ट कर रहे हैं, तो आप आरोही अल्फ़ान्यूमेरिक ऑर्डर ("AZ↓") या अवरोही अल्फ़ान्यूमेरिक ऑर्डर ("AZ↑") में सॉर्ट कर सकते हैं। यदि आप दिनांक या समय को सॉर्ट कर रहे हैं, तो आप पहले से बाद में ("AZ↓") या बाद में पहले ("AZ↑") में सॉर्ट कर सकते हैं।
यदि आपके द्वारा सॉर्ट किए जा रहे डेटा के बगल में डेटा का कोई अन्य कॉलम है, तो आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप उस डेटा को सॉर्ट में शामिल करना चाहते हैं। सॉर्ट अभी भी आपके द्वारा मूल रूप से चयनित कॉलम होगा, लेकिन डेटा के संबद्ध कॉलम इसके साथ सॉर्ट किए जाएंगे।
चरण 4. उस स्तंभ का समस्या निवारण करें जो क्रमित नहीं होगा।
यदि आप सॉर्ट करने का प्रयास करते समय त्रुटियों में चल रहे हैं, तो सबसे अधिक संभावना अपराधी डेटा के साथ समस्याओं को स्वरूपित कर रहा है।
- यदि आप संख्याओं को क्रमित कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी कक्षों को संख्याओं के रूप में स्वरूपित किया गया है न कि पाठ के रूप में। कुछ लेखा कार्यक्रमों से संख्या गलती से पाठ के रूप में आयात की जा सकती है।
- यदि आप टेक्स्ट को सॉर्ट कर रहे हैं, तो प्रमुख रिक्त स्थान या खराब स्वरूपण से त्रुटियां उत्पन्न हो सकती हैं।
- यदि आप दिनांक या समय को क्रमबद्ध कर रहे हैं, तो आमतौर पर समस्याएं आपके डेटा के स्वरूपण से उत्पन्न होती हैं। एक्सेल को तिथि के अनुसार सफलतापूर्वक क्रमबद्ध करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी डेटा एक तिथि के रूप में संग्रहीत है।
3 में से भाग 2: एकाधिक मानदंडों के साथ छँटाई
चरण 1. अपना डेटा चुनें।
मान लें कि आपके पास ग्राहकों के नामों की सूची के साथ-साथ उस शहर के साथ एक स्प्रेडशीट है जिसमें वे स्थित हैं। अपने जीवन को आसान बनाने के लिए, आप पहले शहर के अनुसार वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना चाहते हैं, और फिर प्रत्येक ग्राहक को प्रत्येक शहर में वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना चाहते हैं। एक कस्टम सॉर्ट बनाना बस यही कर सकता है।
चरण 2. सॉर्ट करें बटन पर क्लिक करें।
यह डेटा टैब के "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में पाया जा सकता है। सॉर्ट विंडो खुल जाएगी, जिससे आप कई मानदंडों के साथ एक कस्टम सॉर्ट बना सकते हैं।
यदि आपके कॉलम में पहले सेल में हेडर हैं, जैसे "सिटी" और "नाम", तो सॉर्ट विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में "मेरे डेटा में हेडर हैं" बॉक्स को चेक करना सुनिश्चित करें।
चरण 3. अपना पहला नियम बनाएं।
आप जो कॉलम चाहते हैं उसे चुनने के लिए "इसके अनुसार क्रमबद्ध करें" मेनू पर क्लिक करें। इस उदाहरण में, आप पहले शहर के आधार पर छाँटेंगे, इसलिए मेनू से उपयुक्त कॉलम का चयन करें।
- "क्रमबद्ध करें" को "मान" पर सेट रखें।
- आप जिस तरह से सॉर्ट करना चाहते हैं, उसके आधार पर ऑर्डर को "ए टू जेड" या "जेड टू ए" पर सेट करें।
चरण 4. अपना दूसरा नियम बनाएं।
"स्तर जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। यह पहले वाले के नीचे एक नियम जोड़ देगा। दूसरा कॉलम चुनें (हमारे उदाहरण में नाम कॉलम) और फिर सॉर्ट ऑर्डर चुनें (पढ़ने में आसानी के लिए, अपने पहले नियम के समान ऑर्डर चुनें)।
चरण 5. ठीक क्लिक करें।
आपकी सूची को आपके नियमों के अनुसार क्रमबद्ध किया जाएगा। आपको शहरों को वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध देखना चाहिए, और फिर ग्राहक के नाम प्रत्येक शहर के भीतर वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किए जाने चाहिए।
यह उदाहरण सरल है और इसमें केवल दो कॉलम शामिल हैं। हालाँकि, आप अपने सॉर्ट को जितना चाहें उतना जटिल बना सकते हैं, और कई कॉलम शामिल कर सकते हैं।
भाग ३ का ३: सेल या फ़ॉन्ट रंग के आधार पर छाँटना
चरण 1. अपना डेटा चुनें।
आप उस कॉलम को चुनने के लिए क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, या आप कॉलम में से किसी एक सेल को सक्रिय करने के लिए क्लिक कर सकते हैं और एक्सेल को स्वचालित रूप से डेटा का चयन करने दे सकते हैं।
चरण 2. सॉर्ट करें बटन पर क्लिक करें।
सॉर्ट करें बटन डेटा टैब में "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में पाया जा सकता है। इससे सॉर्ट विंडो खुल जाएगी। यदि आपके पास सॉर्ट किए जा रहे डेटा के बगल में डेटा का एक और कॉलम है, तो आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप उस डेटा को सॉर्ट में शामिल करना चाहते हैं।
चरण 3. "सॉर्ट ऑन" मेनू में "सेल कलर" या "फ़ॉन्ट कलर" चुनें।
यह आपको पहला रंग चुनने की अनुमति देगा जिसे आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं।
चरण 4. चुनें कि आप पहले किस रंग को छाँटना चाहते हैं।
"आदेश" कॉलम में, आप ड्रॉप डाउन मेनू का उपयोग यह चुनने के लिए कर सकते हैं कि आप किस रंग को पहले या अंतिम क्रम में रखना चाहते हैं। आप केवल वही रंग चुन सकते हैं जो कॉलम में मौजूद हों।
रंग छँटाई के लिए कोई डिफ़ॉल्ट क्रम नहीं है। आपको आदेश को स्वयं परिभाषित करने की आवश्यकता होगी।
चरण 5. एक और रंग जोड़ें।
आपके द्वारा सॉर्ट किए जा रहे कॉलम में आपको प्रत्येक रंग के लिए एक और नियम जोड़ना होगा। क्रम में एक और नियम जोड़ने के लिए "स्तर जोड़ें" पर क्लिक करें। अगला रंग चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, और फिर वह क्रम चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक आदेश प्रत्येक नियम के लिए समान है। उदाहरण के लिए, यदि आप ऊपर से नीचे तक क्रमित कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रत्येक नियम के लिए "आदेश" अनुभाग "शीर्ष पर" कहता है।
चरण 6. ठीक क्लिक करें।
प्रत्येक नियम एक-एक करके लागू किया जाएगा, और कॉलम आपके द्वारा परिभाषित रंगों के अनुसार क्रमबद्ध किया जाएगा।
टिप्स
- डेटा को अलग-अलग तरीकों से सॉर्ट करने का प्रयास करें; ये नए दृष्टिकोण सूचना के विभिन्न पहलुओं पर प्रकाश डाल सकते हैं।
- यदि आपकी स्प्रैडशीट में उस जानकारी के नीचे योग, औसत या अन्य सारांश जानकारी है, जिसे आपको सॉर्ट करने की आवश्यकता है, तो सावधान रहें कि उन्हें भी सॉर्ट न करें।
