यदि आप स्प्रैडशीट्स के साथ काम करते हैं और पहले और अंतिम नामों के साथ स्प्रैडशीट प्राप्त करते हैं, तो आप जानते हैं कि आप अंतिम नामों से सॉर्ट नहीं कर सकते हैं। पहले और आखिरी दोनों को मिलाकर फ़ील्ड के आधार पर छाँटना किसी काम का नहीं है। इन मामलों में आपको पहले और अंतिम नामों को छांटने से पहले अलग करना होगा।
कदम
चरण 1. आपके पास अपनी स्प्रैडशीट है, जिसमें प्रथम और अंतिम दोनों नाम संयुक्त हैं, जैसा कि इस उदाहरण में दिया गया है।
चरण 2। इस उदाहरण में, आप अपने कर्सर को "बी" कॉलम शीर्षक पर तब तक रखेंगे जब तक कि यह एक डाउन एरो न बन जाए, और फिर पूरे कॉलम को चुनने के लिए माउस पर बायाँ-क्लिक करें जैसा कि यहाँ दिखाया गया है।
चरण 3. इसके बाद, आप डेटा टैब का चयन करें, और फिर टेक्स्ट टू कॉलम बटन का चयन करें।
ध्यान दें कि आपके द्वारा कनवर्ट किए जा रहे कॉलम के बाद आपके पास कई खाली कॉलम होने चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो कॉलम को हाइलाइट करें और 2-3 नए कॉलम डालें। अन्यथा, रूपांतरण लगातार कॉलम में डेटा को अधिलेखित कर देगा।
चरण 4. टेक्स्ट टू कॉलम विजार्ड की पहली विंडो में, आप DELIMITED चुनेंगे।
आप केवल निश्चित चौड़ाई चुनते हैं यदि आप जिन खंडों को अलग करना चाहते हैं वे सभी समान चौड़ाई (जैसे फ़ोन नंबरों से क्षेत्र कोड को अलग करना) हैं।
चरण 5. टेक्स्ट टू कॉलम विजार्ड की दूसरी विंडो में, आप सीमांकक चुनते हैं, या जो चीजें आप अलग कॉलम में चाहते हैं उन्हें अलग करता है।
हमारे मामले में, यह केवल एक स्थान है, इसलिए हम स्थान का चयन करते हैं। आप "लगातार सीमांकक को एक मानें" को भी चेक कर सकते हैं।
यदि आपके नाम अल्पविराम (जैसे ब्राउन, जेम्स) द्वारा अलग किए गए थे, तो आप अल्पविराम का उपयोग सीमांकक आदि के रूप में करेंगे।
चरण 6. टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड की तीसरी विंडो में, "सामान्य" स्वरूपण चुनें और बाकी सब कुछ वैसा ही छोड़ दें।
जारी रखने के लिए "समाप्त करें" बटन दबाएं।
यह क्षेत्र केवल तभी बदला जाता है जब आप संख्याओं या तिथियों के साथ काम कर रहे हों।
चरण 7. अपने काम की समीक्षा करें।
स्प्रेडशीट अब इस तरह दिखनी चाहिए।
चरण 8. अब आप चाहें तो हेडर्स को फर्स्ट नेम और लास्ट नेम में बदल सकते हैं, और यदि आप इच्छुक हैं तो लास्ट नेम से सॉर्ट कर सकते हैं।
स्प्रैडशीट अपडेटेड हेडर और अंतिम नाम से सॉर्ट किए गए अल्फा के साथ ऐसा दिखता है।
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टिप्स
इसके लिए किसी को नवीनतम संस्करण की आवश्यकता नहीं है, इसे एक्सेल 2003 में भी किया जा सकता है।
चेतावनी
- इसे आजमाने से पहले हमेशा अपनी स्प्रैडशीट की एक कॉपी बनाएं और मूल के बजाय कॉपी पर काम करें!
- आपके द्वारा संपादित किए जा रहे कॉलम के दाईं ओर कुछ अतिरिक्त कॉलम सम्मिलित करना सुनिश्चित करें, क्योंकि यदि आप नहीं करते हैं तो यह आपके द्वारा पॉप्युलेट किए गए किसी भी कॉलम को ओवरराइट कर देगा!
