यह wikiHow आपको सिखाएगा कि Microsoft Office या OpenOffice.org में मेल मर्ज कैसे करें। मेल मर्ज एक सुपर सुविधाजनक सुविधा है जो आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से वैयक्तिकृत करने देती है जिसे इसे भेजा जा रहा है। इस तरह आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से बदलने की आवश्यकता नहीं है। यह एक बहुत बड़ा समय बचाने वाला है, और यह करना वास्तव में आसान है! नीचे दिए गए चरण आपको पूरी प्रक्रिया के बारे में चरण-दर-चरण बताएंगे।
कदम
विधि 3 में से 1 तैयारी
चरण 1. एक डेटा फ़ाइल बनाएँ।
यह एक स्प्रेडशीट फ़ाइल, डेटाबेस फ़ाइल, या यहाँ तक कि उचित स्वरूपण के साथ एक टेक्स्ट दस्तावेज़ भी हो सकता है। स्प्रैडशीट फ़ाइलें सबसे अधिक उपयोग की जाती हैं; यह मार्गदर्शिका मानती है कि आप एक स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं।
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आपकी डेटा फ़ाइल में वह सारी जानकारी होनी चाहिए जिसे कॉपी से कॉपी में बदलना होगा। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रपत्र पत्र लिख रहे हैं, तो आपकी डेटा फ़ाइल में उन सभी लोगों के नाम और संभवतः पते होंगे जिन्हें आप पत्र भेजना चाहते हैं।
प्रत्येक सेल में एक पंक्ति के साथ सूचना का एक आइटम रखें, ताकि प्रत्येक प्रकार की जानकारी (प्रथम नाम, अंतिम नाम, सम्मानजनक, आदि) अपने स्वयं के कॉलम में हो।
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समझदार कॉलम नाम बनाएं। मेल मर्ज कॉलम में डेटा पढ़ता है। यह मान लेगा कि सूचना के प्रत्येक कॉलम में पहली प्रविष्टि उस प्रकार की जानकारी का सामान्य नाम है, इसलिए उन नामों का उपयोग करें जो आपके लिए मायने रखते हैं।
उदाहरण के लिए, "फर्स्टनाम" टाइप करके पहले नामों का एक कॉलम शुरू करें, फिर उसके नीचे सभी पहले नाम डालें। जब आपसे पूछा जाता है कि आपके पत्र में किस क्षेत्र को सम्मिलित करना है, तो आप एक विकल्प के रूप में "फर्स्टनाम" देखेंगे और याद रखेंगे कि उस कॉलम में क्या है।
- Microsoft Office उपयोगकर्ता जो अपने ई-मेल के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, वे चाहें तो अपनी आउटलुक एड्रेस बुक को डेटा फ़ाइल के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
चरण 2. डेटा फ़ाइल सहेजें।
इसे ऐसे स्थान पर सहेजें जहां आप इसे आसानी से पा सकें, और इसे कुछ ऐसा नाम दें जिसे आप आसानी से याद रख सकें।
चरण 3. अपना प्राथमिक दस्तावेज़ लिखें।
यह वह दस्तावेज़ है जिसमें आप जानकारी डालेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रपत्र पत्र लिख रहे हैं, तो प्राथमिक दस्तावेज़ पत्र है। कोई भी आइटम जो मेल मर्ज आपके लिए भरेगा (जैसे नाम) अभी के लिए खाली छोड़ दिया जाना चाहिए।
विधि 2 का 3: एमएस ऑफिस में मेल मर्ज
चरण 1. मेल मर्ज कार्य फलक खोलें।
अपने प्राथमिक दस्तावेज़ से, इसे खोलने के लिए फलक पर क्लिक करें। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो टूल मेनू खोलें और सूची से मेल मर्ज चुनें।
चरण 2. एमएस ऑफिस के सवालों के जवाब दें।
Office में मेल मर्ज टूल में आपकी फ़ाइलों को अधिक चतुराई से और सटीक रूप से मर्ज करके आपके जीवन को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए कुछ चरण हैं।
- यह बताकर प्रारंभ करें कि आप किस प्रकार का दस्तावेज़ लिख रहे हैं। बेस्ट फिट पर क्लिक करें और फिर नेक्स्ट पर क्लिक करें।
- यह बताएं कि आप किस "शुरुआती दस्तावेज़" (प्राथमिक दस्तावेज़) का उपयोग करना चाहते हैं। यदि आपने इन चरणों का पालन किया है, तो आपको "इस दस्तावेज़ का उपयोग करें" का चयन करने में सक्षम होना चाहिए। अगला पर क्लिक करें।
चरण 3. मर्ज करने के लिए फ़ाइल चुनें।
यह वह डेटा फ़ाइल है जिसे आपने पहले बनाया था। उपयुक्त रेडियो बटन का चयन करें और फ़ाइल को खोजने के लिए अगला क्लिक करें और इसे अपने प्राथमिक दस्तावेज़ से कनेक्ट करें।
यदि आप अपनी आउटलुक एड्रेस बुक का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो इसके बजाय उस विकल्प पर क्लिक करें।
चरण 4. चुनें कि किस डेटा का उपयोग करना है।
कार्यालय आपको अपनी इच्छानुसार सूचनाओं की पंक्तियों का चयन या चयन रद्द करने की अनुमति देता है। यह आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि डेटा फ़ाइल में जानकारी के कौन से आइटम आप प्राथमिक दस्तावेज़ में मर्ज करना चाहते हैं, जिससे डेटा फ़ाइल समय के साथ अधिक उपयोगी हो जाती है क्योंकि आप इसे विभिन्न विभिन्न चीजों के लिए उपयोग करते हैं। जब आप संतुष्ट हों, तो अगला क्लिक करें।
प्रत्येक कॉलम के हेडर पर क्लिक करके डेटा को सॉर्ट किया जा सकता है। यह उपयोगी हो सकता है यदि आपको बहुत सारी जानकारी के माध्यम से शीघ्रता से खोज करने की आवश्यकता है।
चरण 5. डेटा फ़ील्ड सम्मिलित करें।
कार्य फलक के अगले पृष्ठ पर, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो आपको अपना दस्तावेज़ लिखने के लिए प्रेरित किया जाएगा, और फ़ाइल से डेटा को दस्तावेज़ में सम्मिलित करने के लिए विकल्पों की एक सरणी के साथ प्रस्तुत किया जाएगा।
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जहां फ़ील्ड जाएगा वहां कर्सर रखकर डेटा फ़ील्ड डालें, और फिर वहां डालने के लिए कार्य फलक पर उपयुक्त बटन पर क्लिक करें।
आप सामान्य अक्षर या संख्या के समान, हटाएँ कुंजी को दबाकर गलत या डुप्लिकेट डेटा फ़ील्ड हटा सकते हैं।
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आपने जिस प्रकार के दस्तावेज़ को Office को लिखा था, उसके आधार पर प्रीसेट विकल्प थोड़े बदल जाते हैं। कार्यालय आपके द्वारा दिए गए डेटा से उपयुक्त जानकारी भरने की पूरी कोशिश करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक फ़ॉर्म व्यवसाय पत्र लिख रहे हैं, तो आपको पता ब्लॉक सम्मिलित करने का विकल्प दिखाई दे सकता है, जिसमें प्रत्येक प्राप्तकर्ता का पहला और अंतिम नाम और पूरा पता शामिल होता है, जो कुछ पंक्तियों में व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित होता है।
- कुछ पूर्व निर्धारित विकल्प आपके लिए उपयुक्त जानकारी भरने के लिए अतिरिक्त विंडो खोलेंगे। ये सभी कमोबेश सीधी और समझने में आसान हैं।
- यदि आप एक प्रीसेट का उपयोग कर रहे हैं और यह सही जानकारी नहीं ढूंढ पा रहा है, तो प्रोग्राम को यह सिखाने के लिए "मैच फ़ील्ड्स" चिह्नित बटन पर क्लिक करें कि आपके कौन से फ़ील्ड नाम इसके मानक नामों से मेल खाते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह दिखा सकते हैं कि पता ब्लॉक में "अंतिम नाम" डेटा भरने के लिए इसे आपकी डेटा फ़ाइल में "परिवार का नाम" श्रेणी का उपयोग करना चाहिए।
- अपने स्वयं के क्षेत्रों का उपयोग करने के लिए, "अधिक विकल्प" पर क्लिक करें। आप उन नामों को देखने में सक्षम होंगे जिन्हें आपने प्रत्येक कॉलम में दिया था और इसके बजाय उनका उपयोग कर सकते हैं।
चरण 6. अपने पत्रों की जाँच करें।
मेल मर्ज आपके द्वारा अपने प्राथमिक दस्तावेज़ पर लागू होने वाली विशिष्ट जानकारी को तब तक प्रदर्शित नहीं करेगा जब तक कि आप उसका प्रिंट आउट नहीं लेते, लेकिन कार्यालय एक पूर्वावलोकन फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको यह जाँचने और सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि जानकारी आपके द्वारा रखे गए तरीके के अनुसार सही ढंग से प्रदर्शित हो रही है। आपके दस्तावेज़ में फ़ील्ड। बेझिझक इसका उपयोग तब तक करें जब तक आप संतुष्ट न हों कि सब कुछ क्रम में है।
चरण 7. मर्ज समाप्त करें।
मेल मर्ज कार्य फलक की अंतिम स्क्रीन आपको सूचित करती है कि सब कुछ जगह पर है, और यह आपके दस्तावेज़ों को प्रिंट करने के लिए तैयार है। सूचना का एक सेट मुद्रित प्रति दस्तावेज़ दिखाई देगा, और कार्यक्रम उतनी ही प्रतियों का प्रिंट आउट लेगा, जितने सूचना के सेट हैं।
यदि आप विशिष्ट अक्षरों में अलग-अलग संपादन करना चाहते हैं, तो आप इस कार्य फलक स्क्रीन से पहले "व्यक्तिगत अक्षरों को संपादित करें" पर क्लिक करके भी कर सकते हैं।
विधि 3 का 3: OpenOffice.org में मेल मर्ज
चरण 1. एक डेटाबेस बनाएँ।
OpenOffice.org में, मेल मर्ज के लिए हमेशा एक डेटाबेस फ़ाइल की आवश्यकता होती है; हालांकि, आप पहले भी अपना डेटा स्प्रेडशीट में बना सकते हैं।
- अपने प्राथमिक दस्तावेज़ से, फ़ाइल मेनू खोलें और एक नई डेटाबेस फ़ाइल बनाना चुनें।
- दिखाई देने वाली विंडो में, "मौजूदा डेटाबेस से कनेक्ट करें" विकल्प चुनें। ड्रॉप-डाउन मेनू से, "स्प्रेडशीट" चुनें और फिर अगला क्लिक करें।
- अगली स्क्रीन पर, OpenOffice.org को उस स्प्रेडशीट फ़ाइल पर निर्देशित करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। आप फ़ाइल स्थान के नीचे स्थित बॉक्स को चेक करके यह चुन सकते हैं कि डेटाबेस को पासवर्ड से सुरक्षित करना है या नहीं। जब आप तैयार हों तो अगला क्लिक करें।
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इस स्क्रीन पर, चुनें कि बाद में आसान पहुंच के लिए डेटाबेस को पंजीकृत करना है या नहीं, और यह तय करें कि आप इसे अभी संपादित करने के लिए डेटाबेस फ़ाइल को खोलना चाहते हैं या नहीं। (यदि आपने अभी-अभी स्प्रैडशीट फ़ाइल बनाई है तो आपको शायद ऐसा नहीं करना पड़ेगा।) डेटाबेस को सहेजने के लिए समाप्त पर क्लिक करें।
डेटाबेस को एक ऐसा नाम देना सुनिश्चित करें जिसे आप आसानी से याद रख सकें।
चरण 2. अपने क्षेत्र सम्मिलित करें।
अब जबकि आपने अपनी जानकारी को एक ऐसे डेटाबेस से लिंक कर दिया है जिसे OpenOffice.org समझ सकता है, मेल मर्जिंग के लिए उस डेटाबेस का उपयोग करना एक साधारण बात है, जब तक आप जानते हैं कि कहाँ देखना है।
- सम्मिलित करें मेनू से, उप-मेनू से 'फ़ील्ड,' और फिर "अन्य…" चुनें। वैकल्पिक रूप से, आप control-F2 टाइप कर सकते हैं।
- दिखाई देने वाली विंडो पर, "डेटाबेस" टैब पर क्लिक करें।
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विंडो के निचले दाएं हिस्से में ब्राउज बटन पर क्लिक करें और आपके द्वारा अभी बनाई गई डेटाबेस फाइल को ढूंढें।
एक बार जब आप अपना डेटाबेस चुन लेते हैं, तो यह विंडो के दाईं ओर "डेटाबेस चयन" शीर्षक वाली सूची में दिखाई देगा।
- विंडो के बाईं ओर "टाइप" सूची से, "मेल मर्ज फ़ील्ड" चुनें।
- अपने डेटाबेस के आगे + पर क्लिक करें और उसके नीचे एक स्प्रेडशीट फ़ाइल दिखाई देनी चाहिए। के आगे + पर क्लिक करें वह, और आप अपनी स्प्रैडशीट बनाते समय चुने गए फ़ील्ड नाम देखेंगे।
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आप जो भी फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं उसे चुनें और फ़ील्ड को अपने प्राथमिक दस्तावेज़ में रखने के लिए सम्मिलित करें पर क्लिक करें।
- सम्मिलित करने से पहले कर्सर को उस स्थान पर रखना याद रखें जहाँ आप चाहते हैं कि आपकी फ़ील्ड सम्मिलित हो, या आपको इसे सही स्थिति में ले जाने के लिए कट और पेस्ट करना होगा।
- Office की तरह, टेक्स्ट फ़ील्ड को आपके प्राथमिक दस्तावेज़ में अल्फ़ान्यूमेरिक वर्णों की तरह माना जाता है। आप उन्हें स्पेस बार के साथ ले जा सकते हैं और उन्हें डिलीट की से हटा सकते हैं।
चरण 3. मर्ज समाप्त करें।
उचित प्लेसमेंट के लिए हर क्षेत्र की दोबारा जांच करें। जब आप तैयार हों, तो अपना प्राथमिक दस्तावेज़ प्रिंट करें। मेल मर्ज आपके द्वारा दस्तावेज़ में मर्ज की गई फ़ाइल में प्रविष्टियों के प्रत्येक सेट के लिए एक प्रति प्रिंट करेगा।
टिप्स
- वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में अक्सर टेम्प्लेट होते हैं जिनका उपयोग आप प्राथमिक दस्तावेज़ बनाने के लिए कर सकते हैं।
- फ़ील्ड को यथासंभव विशिष्ट शब्दों में विभाजित करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, आप नाम के लिए शिष्टाचार शीर्षक (श्रीमान, श्रीमती, मिस), प्रथम नाम और अंतिम नाम का उपयोग कर सकते हैं। यह नामों के लिए तीन फ़ील्ड हैं, इसलिए प्रत्येक कॉलम में एक प्रकार के फ़ील्ड के साथ तीन अलग-अलग कॉलम का उपयोग करें।
