कागजी दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए आप फाइलिंग कैबिनेट और फाइल फोल्डर का जितना उपयोग कर सकते हैं, आप फोटोग्राफ और दस्तावेजों सहित डिजिटल फाइलों को प्रबंधित करने के लिए अपने कंप्यूटर को इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
कदम
विधि 1: 2 में से: विंडोज़ पर एक फाइल सिस्टम बनाना
चरण 1. चुनें कि आप किन फाइलों को व्यवस्थित करना चाहते हैं।
विंडोज एक्सप्लोरर में एक साथ सूचीबद्ध कई फाइलों का चयन करने के लिए, पहली फाइल पर क्लिक करें जिसे आप चुनना चाहते हैं और फिर ⇧ शिफ्ट को दबाए रखें और आखिरी फाइल पर क्लिक करें।
चरण 2. फाइलिंग सिस्टम के लिए एक स्थान चुनें।
विंडोज़ में मेरे दस्तावेज़, मेरे चित्र, और मेरा संगीत जैसे डिफ़ॉल्ट मुख्य फ़ोल्डर नाम हैं या आप फ़ोल्डर बनाने के लिए चुन सकते हैं।
चरण 3. एक नया फ़ोल्डर बनाएँ।
यह फ़ोल्डर आपके फाइलिंग कैबिनेट के रूप में काम करेगा, जिसमें अन्य संगठित सबफ़ोल्डर होंगे।
- विंडोज एक्सप्लोरर में, जहां आप फोल्डर बनाना चाहते हैं, वहां राइट क्लिक करें।
- क्लिक नया.
- क्लिक फ़ोल्डर. फ़ोल्डर का नाम नया फ़ोल्डर हाइलाइट किया गया है।
- उस फ़ोल्डर का नाम टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
- एंटर दबाएं।
चरण 4. अपने मुख्य फ़ोल्डर में सबफ़ोल्डर जोड़ें।
उस फ़ोल्डर को खोलने के लिए मुख्य फ़ोल्डर के नाम पर डबल-क्लिक करें। उसी तरह आपने मुख्य फ़ोल्डर बनाया, अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए सबफ़ोल्डर बनाएं।
चरण 5. फ़ाइलों को नए फ़ोल्डरों में ले जाएँ।
आप Windows Explorer के दो संस्करणों को साथ-साथ खोल सकते हैं और फिर फ़ाइलों को मूल स्थान से नए फ़ोल्डर में खींच सकते हैं।
चरण 6. अपनी संगठित फ़ाइलों का बैकअप लें।
उन्हें बाहरी हार्ड ड्राइव या क्लाउड सर्वर पर नियमित रूप से कॉपी करने के लिए विंडोज बैकअप का उपयोग करें। यदि आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव विफल हो जाती है, तो आप फ़ाइलों को एक नई हार्ड ड्राइव पर पुनर्स्थापित करने के लिए अपने बैकअप का उपयोग कर सकते हैं।
- क्लिक शुरू.
- सर्च बॉक्स में टाइप करें बैकअप.
- क्लिक बैकअप और पुनर्स्थापना.
- क्लिक बैकअप की स्थापना और विज़ार्ड के चरणों का पालन करें।
विधि 2 का 2: Mac पर फ़ाइल सिस्टम बनाना
चरण 1. चुनें कि आप किन फाइलों को व्यवस्थित करना चाहते हैं।
एक साथ सूचीबद्ध कई फाइलों का चयन करने के लिए, उस पहली फ़ाइल पर क्लिक करें जिसे आप चुनना चाहते हैं और फिर ⇧ Shift दबाए रखें और अंतिम फ़ाइल पर क्लिक करें।
- किसी एक फाइल पर कंट्रोल-क्लिक करें और फिर क्लिक करें चयन के साथ नया फ़ोल्डर.
- नए फ़ोल्डर के लिए एक नाम टाइप करें।
- प्रेस वापसी।
चरण 2. सबफ़ोल्डर्स को अपने मुख्य फ़ोल्डर में जोड़ें।
मेन फोल्डर को खोलने के लिए कमांड को दबाकर रखें और फोल्डर पर डबल-क्लिक करें। उसी तरह आपने मुख्य फ़ोल्डर बनाया, अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए सबफ़ोल्डर बनाएं।
चरण 3. अपनी संगठित फ़ाइलों का बैकअप लें।
टाइम मशीन का उपयोग बाहरी हार्ड ड्राइव, टाइम कैप्सूल, या ओएस एक्स सर्वर पर अपने नेटवर्क पर कॉपी करने के लिए करें। यदि आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव विफल हो जाती है, तो आप फ़ाइलों को एक नई हार्ड ड्राइव पर पुनर्स्थापित करने के लिए अपने बैकअप का उपयोग कर सकते हैं।
- टाइम मशीन मेनू में, क्लिक करें टाइम मशीन वरीयताएँ.
- दबाएं बैकअप डिस्क का चयन करें बटन।
- चुनें कि आप अपनी फ़ाइलों का बैकअप कहाँ लेना चाहते हैं। यह एक बाहरी हार्ड ड्राइव या टाइम कैप्सूल हो सकता है। ड्राइव का चयन करें और क्लिक करें डिस्क का प्रयोग करें.
- यदि आप एकाधिक ड्राइव पर बैकअप लेना चाहते हैं, तो आप चुन सकते हैं बैकअप डिस्क जोड़ें या निकालें और यह आपको एक और बैकअप डिवाइस जोड़ने का विकल्प देगा। यह एक वैकल्पिक, अतिरिक्त सुरक्षा कदम है।
टिप्स
- आप फ़ाइल के निर्माण की तिथि को शामिल करने के लिए फ़ाइलों का नाम बदलना चाह सकते हैं ताकि आप फ़ाइलों को उनके निर्माण के क्रम में देखने के लिए उन्हें वर्णानुक्रम में आसानी से सॉर्ट कर सकें। दिनांक को फ़ाइल नाम के भाग के रूप में शामिल करने के लिए अपनी फ़ाइलों का नाम बदलते समय, YYYY. MM. DD प्रारूप का उपयोग करें, उदाहरण के लिए, 2010.09.29। आप सदी और बिंदुओं को छोड़ सकते हैं और बस 100929 का उपयोग कर सकते हैं।
- विंडोज़ एक्सप्लोरर में फाइलों को नाम से सॉर्ट करने के लिए, क्लिक करें नाम शीर्षलेख।
- जब आप किसी बाहरी हार्ड ड्राइव को अपने कंप्यूटर से कनेक्ट करते हैं, तो आपसे पूछा जा सकता है कि क्या आप बैकअप के लिए ड्राइव का उपयोग करना चाहते हैं, या तो विंडोज बैकअप या मैक टाइम मशीन का उपयोग करके।
