जब आपको महत्वपूर्ण जानकारी स्पष्ट रूप से साझा करने की आवश्यकता होती है, तो एक PowerPoint प्रस्तुति आपके दर्शकों तक पहुंचने का एक शानदार तरीका बनाती है। भले ही अपनी सारी जानकारी को एक साथ रखना बहुत आसान है, लेकिन यदि आप पहले से व्यवस्थित और तैयार करने के लिए समय निकालते हैं तो आप एक बड़ा प्रभाव छोड़ेंगे। हम आपकी प्रस्तुति में क्या शामिल करें, इसके साथ शुरू करेंगे और अपनी स्लाइड्स को डिज़ाइन और चलाने के तरीके पर आगे बढ़ेंगे। थोड़ी सी तैयारी के साथ, आप जो भी प्रस्तुतिकरण देना चाहते हैं उसे पूरा कर लेंगे!
कदम
१३ में से विधि १: शीर्षक स्लाइड से प्रारंभ करें।
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चरण 1. आकर्षक पहली स्लाइड के साथ अपने विषय का परिचय दें।
स्लाइड के बीच में अपनी प्रस्तुति का नाम बड़े अक्षरों में रखें ताकि इसे पूरे कमरे से पढ़ना आसान हो। प्रस्तुति के प्रकार के आधार पर, यदि आपके दर्शक आपको नहीं जानते हैं, तो आप स्लाइड पर अपना नाम और शीर्षक भी शामिल कर सकते हैं। शीर्षक स्लाइड पर पृष्ठभूमि को सरल रखें ताकि जब आप बोल रहे हों तो यह आपके दर्शकों को विचलित न करे।
आप प्रस्तुति को हमेशा उस कार्य पहल के नाम पर रख सकते हैं जिसे आप शुरू करना चाहते हैं या जिस समस्या को आप हल करने का प्रयास कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप इसे "ग्राहक अधिग्रहण रणनीतियाँ" जैसा कुछ नाम दे सकते हैं।
विधि २ का १३: शीर्षक स्लाइड के साथ एजेंडा स्लाइड का पालन करें।
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चरण १. एक सूची दें कि दर्शक क्या उम्मीद कर सकते हैं।
अपनी स्लाइड को "प्रस्तुति एजेंडा" या कुछ इसी तरह के शीर्षक के साथ लेबल करें। उन मुख्य बिंदुओं को सूचीबद्ध करें जिनकी आप उम्मीद कर रहे हैं कि आपके दर्शक प्रस्तुति से सीखेंगे। यह न केवल आपके दर्शकों को बेहतर तरीके से अनुसरण करने में मदद करता है, बल्कि यह उन्हें आपके समग्र लक्ष्य का एक विचार भी देता है।
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उदाहरण के लिए, यदि आप किसी नई कार्य पहल पर चर्चा कर रहे हैं, तो आपकी कार्यसूची स्लाइड निम्न पढ़ सकती है:
- परियोजना अवलोकन
- बाजार अनुसंधान
- व्यापार मॉडल
- समय
मेथड 3 ऑफ 13: लॉजिकल फ्लो के लिए बीच की स्लाइड्स को व्यवस्थित करें।
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चरण 1. अधिक स्पष्टता के लिए प्रस्तुति की शुरुआत, मध्य और अंत का निर्धारण करें।
उन मुख्य विचारों को लिखें जिन्हें आप चाहते हैं कि आपके दर्शक आपकी प्रस्तुति से दूर रहें और वह जानकारी जिसे आप शामिल करना चाहते हैं। जो आपने लिखा है उसे लें और बिंदुओं को एक रूपरेखा में व्यवस्थित करें ताकि एक बिंदु सीधे अगले में प्रवाहित हो। अपनी जानकारी के लिए कुछ अलग व्यवस्थाओं का प्रयास करें ताकि आप यह पता लगा सकें कि किसका पालन करना सबसे आसान है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रेरक प्रस्तुति दे रहे हैं, तो आप किसी मुद्दे पर पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ शुरू कर सकते हैं, समस्या को हल करने के तरीकों पर आगे बढ़ सकते हैं, और उन चरणों के साथ समाप्त कर सकते हैं जो दर्शकों में से एक व्यक्ति समाधान की दिशा में काम कर सकता है।
13 की विधि 4: अपनी प्रस्तुति के अंत में कॉल-टू-एक्शन स्लाइड शामिल करें।
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चरण 1. अपने दर्शकों को बताएं कि जब आप अपना काम पूरा करेंगे तो अगले कदम क्या उठाएंगे।
एक बार जब आप अपने द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे मुख्य विचारों पर विचार कर लेते हैं, तो उन कदमों की एक बुलेटेड सूची प्रस्तुत करें जो आपके श्रोता परियोजना को आगे बढ़ाने में मदद के लिए उठा सकते हैं। कुछ ऐसी चीजों के बारे में सोचने की कोशिश करें जो कार्रवाई योग्य हों ताकि आपके दर्शकों के पास कुछ अलग विचार हों कि वे आगे क्या कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप अपने व्यवसाय की लागत में कटौती करना चाहते हैं, तो आप अपने श्रोताओं से उन सभी कार्य संसाधनों को ट्रैक करने के लिए कह सकते हैं जो वे एक सप्ताह में बर्बाद करते हैं ताकि वे इस बारे में अधिक जागरूक हो सकें कि वे क्या फेंक रहे हैं।
13 में से विधि 5: प्रमुख टेकअवे के साथ समाप्त करें।
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चरण १। आपके द्वारा बनाए गए मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में लिखें ताकि आपके दर्शक उन्हें याद रखें।
अपनी अंतिम स्लाइड के रूप में, शीर्ष पर "टेकअवे" या "मुख्य बिंदु" जैसे शीर्षलेख से प्रारंभ करें। आपके द्वारा कवर की गई सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ एक अंतिम बुलेटेड सूची लिखें। पिछली स्लाइड्स में आपके द्वारा बताए गए बिंदुओं को हाइलाइट करें और अपने श्रोताओं के लिए उन्हें ज़ोर से दोहराएं। इस तरह, आपके दर्शकों को आपकी प्रस्तुति से एक स्थायी प्रभाव पड़ेगा, और आपके द्वारा कही गई बातों को याद रखने की अधिक संभावना है।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ब्रांड या उत्पाद को पेश कर रहे हैं, तो आप उन मुद्दों को संक्षेप में बता सकते हैं जो उत्पाद हल करते हैं, इसके मुख्य विक्रय बिंदु, और आपको क्यों लगता है कि यह किसी कंपनी के लिए उपयुक्त है।
१३ की विधि ६: लगभग १० स्लाइड्स का लक्ष्य रखें।
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चरण 1. लोगों के लिए एक बार में 10 से अधिक अवधारणाओं को याद रखना कठिन है।
जब आप अपनी सारी जानकारी व्यवस्थित करना समाप्त कर लें, तो वापस जाएं और अपनी स्लाइड गिनें यह देखने के लिए कि क्या आपके पास 10 या उससे कम हैं। यदि आपके पास 10 से अधिक हैं, तो जानकारी को फिर से पढ़ें और देखें कि क्या ऐसा कुछ है जिसे आप एक ही स्लाइड में जोड़ सकते हैं। निर्धारित करें कि किन अवधारणाओं को संबोधित करना सबसे महत्वपूर्ण है, और ऐसी किसी भी चीज़ को काट दें जो जगह से बाहर हो या आपकी प्रस्तुति के स्वर में फिट न हो।
उदाहरण के लिए, यदि आपकी प्रस्तुति एक नई पर्यावरण-अनुकूल पहल के बारे में है, तो जलवायु परिवर्तन के प्रभावों के बारे में आँकड़ों से भरी कुछ स्लाइड्स बहुत सारी जानकारी प्रदान करती हैं, लेकिन कुछ बुलेट बिंदुओं वाली एक स्लाइड विशेष रूप से इस बारे में कि आपकी कंपनी इससे कैसे आहत है। बहुत अधिक प्रभावी है।
विधि ७ का १३: संगत पृष्ठभूमियों का उपयोग करें।
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चरण 1. अपनी सभी स्लाइडों के लिए समान सरल लेआउट और थीम बनाए रखें।
आप या तो PowerPoint में पृष्ठभूमि को स्वयं डिज़ाइन कर सकते हैं, या आप प्रोग्राम में निर्मित किसी एक निःशुल्क टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं। सरल डिज़ाइनों से चिपके रहें जो उस जानकारी या छवियों से विचलित न हों जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। जब आप प्रस्तुति में जानकारी जोड़ते हैं, तो इसे अपनी प्रत्येक स्लाइड पर एक ही तरफ संरेखित रखें ताकि इसे पढ़ना और आगे बढ़ना आसान हो।
- उदाहरण के लिए, आपकी स्लाइड का बैकग्राउंड सफेद हो सकता है, जिसके ऊपर एक गहरे नीले रंग की पट्टी हो और एक पीले रंग की रेखा उस पर एक उच्चारण के रूप में चल रही हो।
- उन रंगों से चिपके रहें जो विपरीत हों, लेकिन एक दूसरे के पूरक हों। उदाहरण के लिए, आप प्रस्तुति थीम के रूप में सफेद, गहरे भूरे, काले और तन को शामिल कर सकते हैं।
- पूरी छवियों को अपनी पृष्ठभूमि के रूप में डालने से बचें क्योंकि उन पर लिखे गए पाठ को पढ़ना वास्तव में कठिन हो सकता है।
13 में से विधि 8: पढ़ने में आसान फ़ॉन्ट चुनें।
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चरण 1। बड़े सेन्स-सेरिफ़ फोंट के साथ चिपके रहें ताकि वे पूरे कमरे में आसानी से देख सकें।
छोटे फॉन्ट को दूर से पढ़ना वास्तव में कठिन हो सकता है, इसलिए अपने टेक्स्ट को 28-40 पीटी के बीच रखें। चूंकि sans-serif को स्क्रीन पर देखना आसान होता है, इसलिए अपनी जानकारी प्रस्तुत करने के लिए Times New Roman या किसी अन्य सेरिफ़ेड फ़ॉन्ट के बजाय Proxima Nova या Arial जैसी कोई चीज़ चुनें। टेक्स्ट को एक ऐसा रंग बनाना सुनिश्चित करें जो बैकग्राउंड से पॉप आउट हो ताकि वह खो न जाए।
- सबसे महत्वपूर्ण टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिकाइज़ या हाइलाइट करके ज़ोर दें।
- पूरी स्लाइड में अपने टेक्स्ट का आकार बदलें। उदाहरण के लिए, स्लाइड के शीर्ष पर शीर्षक बॉडी टेक्स्ट से बड़ा होना चाहिए।
13 में से विधि 9: मुख्य विचारों को संक्षिप्त बुलेट बिंदुओं के साथ सूचीबद्ध करें।
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चरण 1. आपकी स्लाइड्स पर त्वरित सूचियाँ अनुसरण करना आसान बनाती हैं।
अनुच्छेद वास्तव में एक स्लाइड पर डराने वाले होते हैं और आपके दर्शक आपकी बात सुनने के बजाय उन्हें पढ़ सकते हैं। अपनी स्लाइड पर आप जो भी शब्द कहने जा रहे हैं, उसे न डालें, बल्कि छोटे वाक्यांशों या कीवर्ड वाली बुलेटेड सूची से चिपके रहें। अपने आप को अधिकतम 6 बुलेट पॉइंट प्रति स्लाइड और अधिकतम 6 शब्द प्रति बुलेट पॉइंट तक सीमित रखें।
- उदाहरण के लिए, वाक्य के बजाय, "हमें इस परियोजना के लिए अपने बजट के बारे में अधिक सावधान रहने की आवश्यकता है," आप बुलेट बिंदु लिख सकते हैं, "बजट का ध्यान रखें।"
- क्या प्रत्येक बुलेट पॉइंट आपके द्वारा माउस क्लिक करने के बाद ही प्रकट होता है, ताकि आपके दर्शक आपकी बात से आगे न बढ़ें।
विधि १० का १३: प्रासंगिक ग्राफ़िक्स जोड़ें।
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चरण 1. उच्च-गुणवत्ता वाली छवियां और चार्ट चुनें जो आपकी जानकारी को हाइलाइट करते हैं।
केवल दृश्य शामिल करें यदि वे उस बिंदु के लिए आवश्यक हैं जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं। आप अपनी बात को स्पष्ट करने या जानकारी प्रस्तुत करने के लिए चित्र, चित्र, ग्राफ़ या चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। सभी छवियों को एक समान आकार और रिज़ॉल्यूशन बनाएं, और उन्हें अपनी स्लाइड में एक ही स्थान पर रखें ताकि वे अव्यवस्थित न दिखें।
- चार्ट या छवियों के लिए कैप्शन शामिल करें जिन्हें समझना मुश्किल है।
- किसी एकल छवि को शेष स्लाइड के विपरीत रंग बनाकर स्लाइड पर अलग दिखने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, आपके पास रंग में पेश किए जा रहे नवीनतम उत्पाद की एक बड़ी छवि के साथ काले और सफेद रंग में पुराने उत्पादों की तस्वीरें हो सकती हैं।
- सामान्य तौर पर, अपनी प्रस्तुति में क्लिप आर्ट या एनिमेटेड जीआईएफ का उपयोग करने से बचें क्योंकि ऐसा नहीं लगेगा कि आप इसे गंभीरता से ले रहे हैं। हालाँकि, जो स्वीकार्य है वह आपके कार्य स्थान और विशिष्ट प्रस्तुति पर निर्भर हो सकता है।
- यदि आपको मौका मिलता है, तो स्क्रीन पर अपनी प्रस्तुति की जांच उसी तरह करें जैसे आप प्रस्तुत कर रहे हैं ताकि यह जांचा जा सके कि आपकी छवियां पूरे कमरे से धुंधली दिखती हैं या नहीं।
विधि १३ का ११: आकर्षक संक्रमणों से बचें।
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चरण 1. संक्रमण और एनिमेशन एक दर्शक को सामग्री से विचलित करते हैं।
जबकि एनिमेशन आपके स्लाइड शो को पॉप बनाने के लिए अच्छे लग सकते हैं, वे बहुत अधिक अतिरिक्त समय ले सकते हैं और आप जो कहना चाह रहे हैं उससे अलग हो सकते हैं। स्लाइड्स के बीच टेक्स्ट फ़्लाई या एनिमेट करने के बजाय, जैसे ही आप माउस क्लिक करते हैं, बस स्लाइड्स को बदल दें। अपनी प्रस्तुति को मजबूत और अधिक आधिकारिक दिखने में मदद करने के लिए जानकारी को जल्दी और बिना बहुत अधिक फलने-फूलने के लिए प्रस्तुत करें।
विधि १२ का १३: अपनी प्रस्तुति का ज़ोर से अभ्यास करें।
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चरण 1. अपने आत्मविश्वास को बढ़ाने के लिए पूरे स्लाइड शो को देखें।
एक बार जब आप इसे अपने दम पर कुछ बार देखेंगे तो आप अपनी प्रस्तुति देने में बहुत अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे। दिखाओ कि आप वास्तव में लोगों के समूह को प्रस्तुत कर रहे हैं और अपनी आवाज को उसी मात्रा और स्वर में बढ़ाएं जो आप वास्तविक चीज़ के लिए उपयोग करेंगे। जब आप बोल रहे हों, तो यह सुनिश्चित करने के लिए स्लाइड्स पर क्लिक करने का अभ्यास करें कि वे एक साथ अच्छी तरह से प्रवाहित हों। यदि आपको कोई समस्या आती है या आपको लगता है कि आपकी प्रस्तुति भ्रमित करने वाली है, तो वापस जाएं और उन्हें ठीक करने के लिए अपनी स्लाइड संपादित करें।
प्रस्तुति देते हुए स्वयं को रिकॉर्ड करने का प्रयास करें ताकि आप अपना प्रदर्शन सुन सकें या देख सकें। इस तरह, आप आसानी से देख सकते हैं कि आपको क्या बदलने की आवश्यकता है।
विधि १३ का १३: दर्शकों के सामने पूर्वाभ्यास करें।
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चरण 1. यह देखने के लिए कुछ प्रारंभिक प्रतिक्रिया मांगें कि क्या आपकी प्रस्तुति सफल होती है।
कुछ दोस्तों या काम के सहयोगियों को इकट्ठा करें और उन्हें पूरी प्रस्तुति के माध्यम से चलाएं। आपके समाप्त करने के बाद, पता करें कि वे प्रस्तुति के बारे में क्या सोचते थे और यदि वे किसी ऐसे बिंदु से भ्रमित थे जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे थे। उनसे ऐसे प्रश्न पूछने के लिए कहें जिनकी आप अपने श्रोताओं से अपेक्षा करते हैं ताकि आप उनका संक्षिप्त उत्तर देने का अभ्यास कर सकें।
यदि आप कर सकते हैं, तो अपने स्लाइड शो का पूर्वाभ्यास एक ऐसे स्थान पर करें जहाँ आप वास्तव में इसे प्रस्तुत कर रहे हैं ताकि आप कमरे के लिए एक अनुभव प्राप्त कर सकें।
टिप्स
- यदि आपके पास PowerPoint नहीं है, तो आप अपनी प्रस्तुति के लिए हमेशा Keynote, Prezi या Google स्लाइड जैसे विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
- अगर आपको सार्वजनिक बोलने से डर लगता है, तो शांत होने में मदद के लिए कुछ गहरी सांसें लेने की कोशिश करें। जितना अधिक आप अभ्यास करेंगे, उतनी ही कम संभावना है कि आप इसे प्रस्तुत करने से भी डरेंगे।
